Сколько лет хранить документы, которые могут потребовать ФНС
Если раньше срока уничтожить документы по налоговому учету, инспекторы могут
оштрафовать и доначислить налоги и взносы. Чтобы обеспечить сохранность
документов и избежать споров, определите сроки хранения и когда начинать их
отсчет.
Для каждого вида документа есть свой срок хранения, и он может быть установлен
одновременно в разных нормативных актах. Когда для одного вида документов
определены разные сроки хранения, безопаснее применять максимальный из них
(письма Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598 и Росархива от 13.03.2020 № 7/693).
Срок хранения документа не зависит от того, в какой форме он составлен — в
электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019
№ 237, письмо ФНС от 04.04.2022 № ЕА-3-26/3068). Для многих документов сроки
хранения закреплены в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019
№ 236.
Налоговые документы
Документы, необходимые для расчета, удержания и уплаты налогов, в общем случае
нужно хранить пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Хотя в НК нет четкого
перечня таких документов, по логике к ним можно отнести:
• декларации и расчеты по всем видам налогов;
• налоговые регистры;
• документы об освобождении от налогов, о льготах, отсрочках в уплате или отказе
в них;
• сведения о доходах физических лиц;
• реестры сведений о доходах физлиц;
• расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты;
• книги учета доходов и расходов по УСН;
• документы по покупке, амортизации и выбытию ОС и НМА;
• акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные
и авансовые отчеты, путевые листы;
• акты выполненных работ, оказанных услуг по договорам ГПХ;
• кассовые и банковские документы, если расчет налогов зависит от даты платежей;
• бухгалтерская отчетность, регистры бухучета;
• инвентаризационные описи, акты и ведомости.
Этот перечень, конечно, неполный. Документами для расчета и уплаты налогов
проверяющие могут посчитать любые бумаги, которые они вправе потребовать при
выездной, камеральной или другой проверке, а также в ходе дополнительных
мероприятий налогового контроля.
Помимо общего срока хранения для отдельных документов существуют другие сроки,
которые установлены в различных нормативных актах. Чтобы не запутаться и
обезопасить себя от штрафов, храните документы в течение максимального периода.
Пример: Как определить срок хранения документа
Общий срок хранения документов, в том числе по зарплате, которые используются
для расчета налога на прибыль, НДФЛ или налога при УСН, — пять лет (подп. 8 п.
1 ст. 23 НК). Однако с выплат работников начисляют страховые взносы, а по ним
документы надо хранить уже шесть лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). Этот срок — для
бумаг по всем выплатам в пользу работников, в том числе по не облагаемым
страховыми взносами. Только документы смогут доказать, что работодатель
правомерно исключил выплаты из облагаемой базы.
Срок хранения книги покупок — четыре года. Так указано в абзаце 4 пункта 24
приложения 4 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 Но в НК установлен срок в пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24). Так что безопаснее хранить книги покупок в течение пяти лет.
Если более длинные сроки для конкретных документов по зарплате установлены в
Перечне, ориентируйтесь на них. Например, если нет лицевых счетов, то сведения
о доходах физических лиц следует хранить:
• 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года;
• 75 лет, если оформлены до 2003 года.
Такие правила — в строке 312 Перечня.
Документы о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов храните шесть лет (п. 3 ст. 89.2 НК). Налоговые декларации ИП по 2002 год включительно — 75 лет (стр. 310 Перечня, утв. приказом Росархива № 236).
Пример: Как посчитать начало срока хранения декларации
Компания подала в инспекцию налоговую декларацию по налогу на прибыль за
2024 год в марте 2025 года. Срок хранения для всех деклараций составляет пять
лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр. 310 Перечня). Он начинает течь с 1 января 2026 года
и заканчивается 31 декабря 2030 года.
Документы по налоговому убытку
Первичные документы за годы, в которые компания получила убыток, храните в
течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль,
плюс пять лет (п. 4 ст. 283, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Минфин подтверждает данное правило (письма от 25.03.2024 № 03-03-06/2/26403, от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632, от 25.08.2017 № 03-03-06/2/54617).
Пример: Как рассчитать срок, по истечении которого можно уничтожить документы
по налоговому убытку
Общество в 2019 году отразило убыток по налогу на прибыль. Организация
перенесла его на будущие периоды и полностью учла только в 2024 году.
Последнюю часть убытка общество отразит в декларации, которую подаст в
инспекцию в 2025 году. Пятилетний срок хранения начинает течь с 1 января 2026
года и заканчивается 1 января 2031 года. Принять решение об уничтожении
первичных документов организация вправе только после этой даты.
Налоговые регистры или декларации сами по себе не докажут убыток (постановление
АС Северо-Кавказского округа от 31.10.2018 № А32-4358/2018). Без первички
контролеры откажут организации в переносе убытка на будущее (постановление
Президиума ВАС от 24.07.2012 № 3546/12).
Документы по основным средствам
НК требует хранить документы по амортизируемому имуществу пять лет после
завершения амортизации в налоговом учете, продажи имущества, списания или
иного выбытия (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК, письмо Минфина от 13.06.2023 № 03-03-06/1/54118).
При продаже амортизируемого имущества с убытком хранить документы надо пять
лет после полного признания убытка в налоговом учете, то есть после истечения его
оставшегося срока полезного использования (подп. 8 п. 1 ст. 23, п. 3 ст. 268 НК).
В Перечне Росархив установил для основных средств разные сроки хранения. В
зависимости от ситуации они составляют от пяти лет и до ликвидации компании.
Храните документы в течение максимального из сроков, упомянутых в нормативных
актах. Пять лет после выбытия основных средств Росархив рекомендует не выбрасывать:
• документы по переоценке, амортизации и списанию объектов (стр. 323 Перечня);
• передаточные акты по недвижимости (стр. 325 Перечня);
• договоры аренды, субаренды, безвозмездного пользования (стр. 94, 99 Перечня);
• договоры лизинга имущества организации (стр. 96, 97 Перечня);
• переписку о приеме на баланс, сдаче, списании движимого имущества (стр. 326
Перечня);
• документы о расходах на приобретение оборудования, производственного и
жилого фонда (стр. 328 Перечня);
• журналы, карточки, базы данных учета материальных ценностей и иного имущества
(стр. 329 Перечня).
10 лет после выбытия объекта или прекращения обязательств по договору надо
хранить:
• документы по продаже движимого имущества (стр. 89 Перечня);
• договоры доверительного управления имуществом (стр. 91, 92 Перечня);
• договоры аренды, субаренды, безвозмездного пользования недвижимостью (стр.
94, 95 Перечня);
• договоры залога и документы к ним (стр. 98 Перечня);
• договоры поручения по движимому имуществу (стр. 101 Перечня).
Договор поручения по недвижимости храните 15 лет после прекращения обязательств по нему (стр. 101 Перечня).
До ликвидации компании храните:
• отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации
(стр. 324 Перечня);
• журналы, карточки, базы данных учета зданий и сооружений (стр. 329 Перечня);
• документы по оформлению земли в собственность (стр. 85 Перечня);
• договоры купли-продажи земли, зданий, строений, сооружений и документы к
ним (стр. 87 Перечня);
• договоры купли-продажи имущественного комплекса (стр. 88 Перечня);
• договоры дарения/пожертвования недвижимого и движимого имущества (стр. 90
Перечня);
• документы о передаче собственником имущества в оперативное управление,
хозяйственное ведение организации (стр. 93 Перечня);
• договоры мены недвижимости (стр. 99 Перечня).
Как учесть расходы на хранение документов
Затраты на обработку и хранение документов относят к расходам на управление
организацией, их можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 18 п. 1 ст. 264
НК). При УСН такие расходы признать нельзя, поскольку они не упомянуты в статье
346.16 НК (письмо Минфина от 17.11.2014 № 03-11-06/2/57962). Услуги, которые оказывают сторонние архивы, не облагают НДС (подп. 6 п. 2 ст. 149 НК). При передаче документов на хранение налог к вычету не возникнет.
оштрафовать и доначислить налоги и взносы. Чтобы обеспечить сохранность
документов и избежать споров, определите сроки хранения и когда начинать их
отсчет.
Для каждого вида документа есть свой срок хранения, и он может быть установлен
одновременно в разных нормативных актах. Когда для одного вида документов
определены разные сроки хранения, безопаснее применять максимальный из них
(письма Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598 и Росархива от 13.03.2020 № 7/693).
Срок хранения документа не зависит от того, в какой форме он составлен — в
электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019
№ 237, письмо ФНС от 04.04.2022 № ЕА-3-26/3068). Для многих документов сроки
хранения закреплены в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019
№ 236.
Налоговые документы
Документы, необходимые для расчета, удержания и уплаты налогов, в общем случае
нужно хранить пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Хотя в НК нет четкого
перечня таких документов, по логике к ним можно отнести:
• декларации и расчеты по всем видам налогов;
• налоговые регистры;
• документы об освобождении от налогов, о льготах, отсрочках в уплате или отказе
в них;
• сведения о доходах физических лиц;
• реестры сведений о доходах физлиц;
• расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты;
• книги учета доходов и расходов по УСН;
• документы по покупке, амортизации и выбытию ОС и НМА;
• акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные
и авансовые отчеты, путевые листы;
• акты выполненных работ, оказанных услуг по договорам ГПХ;
• кассовые и банковские документы, если расчет налогов зависит от даты платежей;
• бухгалтерская отчетность, регистры бухучета;
• инвентаризационные описи, акты и ведомости.
Этот перечень, конечно, неполный. Документами для расчета и уплаты налогов
проверяющие могут посчитать любые бумаги, которые они вправе потребовать при
выездной, камеральной или другой проверке, а также в ходе дополнительных
мероприятий налогового контроля.
Помимо общего срока хранения для отдельных документов существуют другие сроки,
которые установлены в различных нормативных актах. Чтобы не запутаться и
обезопасить себя от штрафов, храните документы в течение максимального периода.
Пример: Как определить срок хранения документа
Общий срок хранения документов, в том числе по зарплате, которые используются
для расчета налога на прибыль, НДФЛ или налога при УСН, — пять лет (подп. 8 п.
1 ст. 23 НК). Однако с выплат работников начисляют страховые взносы, а по ним
документы надо хранить уже шесть лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). Этот срок — для
бумаг по всем выплатам в пользу работников, в том числе по не облагаемым
страховыми взносами. Только документы смогут доказать, что работодатель
правомерно исключил выплаты из облагаемой базы.
Срок хранения книги покупок — четыре года. Так указано в абзаце 4 пункта 24
приложения 4 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 Но в НК установлен срок в пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24). Так что безопаснее хранить книги покупок в течение пяти лет.
Если более длинные сроки для конкретных документов по зарплате установлены в
Перечне, ориентируйтесь на них. Например, если нет лицевых счетов, то сведения
о доходах физических лиц следует хранить:
• 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года;
• 75 лет, если оформлены до 2003 года.
Такие правила — в строке 312 Перечня.
Документы о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов храните шесть лет (п. 3 ст. 89.2 НК). Налоговые декларации ИП по 2002 год включительно — 75 лет (стр. 310 Перечня, утв. приказом Росархива № 236).
Пример: Как посчитать начало срока хранения декларации
Компания подала в инспекцию налоговую декларацию по налогу на прибыль за
2024 год в марте 2025 года. Срок хранения для всех деклараций составляет пять
лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр. 310 Перечня). Он начинает течь с 1 января 2026 года
и заканчивается 31 декабря 2030 года.
Документы по налоговому убытку
Первичные документы за годы, в которые компания получила убыток, храните в
течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль,
плюс пять лет (п. 4 ст. 283, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Минфин подтверждает данное правило (письма от 25.03.2024 № 03-03-06/2/26403, от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632, от 25.08.2017 № 03-03-06/2/54617).
Пример: Как рассчитать срок, по истечении которого можно уничтожить документы
по налоговому убытку
Общество в 2019 году отразило убыток по налогу на прибыль. Организация
перенесла его на будущие периоды и полностью учла только в 2024 году.
Последнюю часть убытка общество отразит в декларации, которую подаст в
инспекцию в 2025 году. Пятилетний срок хранения начинает течь с 1 января 2026
года и заканчивается 1 января 2031 года. Принять решение об уничтожении
первичных документов организация вправе только после этой даты.
Налоговые регистры или декларации сами по себе не докажут убыток (постановление
АС Северо-Кавказского округа от 31.10.2018 № А32-4358/2018). Без первички
контролеры откажут организации в переносе убытка на будущее (постановление
Президиума ВАС от 24.07.2012 № 3546/12).
Документы по основным средствам
НК требует хранить документы по амортизируемому имуществу пять лет после
завершения амортизации в налоговом учете, продажи имущества, списания или
иного выбытия (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК, письмо Минфина от 13.06.2023 № 03-03-06/1/54118).
При продаже амортизируемого имущества с убытком хранить документы надо пять
лет после полного признания убытка в налоговом учете, то есть после истечения его
оставшегося срока полезного использования (подп. 8 п. 1 ст. 23, п. 3 ст. 268 НК).
В Перечне Росархив установил для основных средств разные сроки хранения. В
зависимости от ситуации они составляют от пяти лет и до ликвидации компании.
Храните документы в течение максимального из сроков, упомянутых в нормативных
актах. Пять лет после выбытия основных средств Росархив рекомендует не выбрасывать:
• документы по переоценке, амортизации и списанию объектов (стр. 323 Перечня);
• передаточные акты по недвижимости (стр. 325 Перечня);
• договоры аренды, субаренды, безвозмездного пользования (стр. 94, 99 Перечня);
• договоры лизинга имущества организации (стр. 96, 97 Перечня);
• переписку о приеме на баланс, сдаче, списании движимого имущества (стр. 326
Перечня);
• документы о расходах на приобретение оборудования, производственного и
жилого фонда (стр. 328 Перечня);
• журналы, карточки, базы данных учета материальных ценностей и иного имущества
(стр. 329 Перечня).
10 лет после выбытия объекта или прекращения обязательств по договору надо
хранить:
• документы по продаже движимого имущества (стр. 89 Перечня);
• договоры доверительного управления имуществом (стр. 91, 92 Перечня);
• договоры аренды, субаренды, безвозмездного пользования недвижимостью (стр.
94, 95 Перечня);
• договоры залога и документы к ним (стр. 98 Перечня);
• договоры поручения по движимому имуществу (стр. 101 Перечня).
Договор поручения по недвижимости храните 15 лет после прекращения обязательств по нему (стр. 101 Перечня).
До ликвидации компании храните:
• отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации
(стр. 324 Перечня);
• журналы, карточки, базы данных учета зданий и сооружений (стр. 329 Перечня);
• документы по оформлению земли в собственность (стр. 85 Перечня);
• договоры купли-продажи земли, зданий, строений, сооружений и документы к
ним (стр. 87 Перечня);
• договоры купли-продажи имущественного комплекса (стр. 88 Перечня);
• договоры дарения/пожертвования недвижимого и движимого имущества (стр. 90
Перечня);
• документы о передаче собственником имущества в оперативное управление,
хозяйственное ведение организации (стр. 93 Перечня);
• договоры мены недвижимости (стр. 99 Перечня).
Как учесть расходы на хранение документов
Затраты на обработку и хранение документов относят к расходам на управление
организацией, их можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 18 п. 1 ст. 264
НК). При УСН такие расходы признать нельзя, поскольку они не упомянуты в статье
346.16 НК (письмо Минфина от 17.11.2014 № 03-11-06/2/57962). Услуги, которые оказывают сторонние архивы, не облагают НДС (подп. 6 п. 2 ст. 149 НК). При передаче документов на хранение налог к вычету не возникнет.